Şirket İçi İletişim

Yaşamdan beklentilerimiz sorulduğunda hepimizin verdiği yanıt ayrıdır ama çoğumuz çocuklarımız veya ailemiz için yaşadığımızı söyleriz; onlara güvenli ve sağlıklı bir gelecek sağlamak için. Ancak bir adım ileri gittiğimizde aslında tüm bunların mutluluğa giden bir yol olduğunu görürürüz.

Günümüzün yarısından fazlası iş yerinde veya işimizi düşünerek geçer. Eşimize, arkadaşlarımıza, ailemize ayıramadığımız vakitleri işimiz için harcarız. Latince şirket, yani “companius” kelimesi, kök itibariyle emeğin bölüşüldüğü yer anlamına gelir. İşyerimizde, bu emeğin bölüşüldüğü yerde, aynı zamanda üzüntümüzü, başarımızı, sevincimizi, yaşamımızı da bölüşüyoruz. Dolayısıyla en çok mutlu olmamız gereken yerlerden biri işyerimiz.

Sevilmek, saygıdeğer bir insan olmak, paylaşmak, ilgi görmek, takdir edilmek, başarılı olmak... Bizi mutlu eden şeyler bunlar değil mi? Eğer hem özel hem de iş hayatımızda mutlu olmayı arzuluyorsak öncelikle kimseden sevgi isteyemeyeceğimize, bize saygı duymaları için yalvaramayacağımıza ikna olmalıyız. Başkalarından değişmelerini beklemek yerine mutluluğu arama çalışmalarını kendi içimizde başlatmalıyız.

Tüm bunların farkındalığı ile şirket içi iletişimin ilgisi büyüktür. İletişim, kaba tanımıyla kişilerin duygu, düşünce ve bilgilerini karşılıklı olarak birbirlerine aktarmalarıdır. Tek yönlü iletiler dahi iletişim kavramı altında açıklanabilir. Çünkü aktarılan mesajlar karşı tarafta duygu, düşünce ve davranış açısından değişim yaratabilme potansiyeli taşır. Günümüzde iletişim kavramının bu kadar sık kullanılır olması kişiler arası ilişkilerde doğru ve etkili iletişimin öneminin anlaşılmış olmasından kaynaklanır. Şirketler de buna en çok ihtiyaç duyulan yerlerden biri olarak öne çıkar.

İletişim, gerçekte anlamayı ve anlaşılmayı öğrenmektir. Herkes kurduğu iletişimden verim almak ihtiyacındadır. İnsanlar, başlangıçta konuşmayı bilmeseler bile kendilerini ifade etmek için hayvanlardan daha gelişkin bir beden dili kullanıyorlardı. Sonraları, beynimizdeki bir yeteneği zorlayıp işler hale getirdik ve konuşmaya başladık. Ancak karşılıklı iletişimde kendimizi doğru anlatabilmek için ihtiyaç duyduğumuz araç hâlâ büyük oranda beden dilimizdir.

İşyerimizde kişisel düzeyde etkili iletişim kurabilmek için geliştirmek durumunda olduğumu becerilerimiz:

• İyi dinleme
• Başarılı iletişimi engelleyebilecek etmenleri tanıma
• Tepkisel konuşma isteğine karşı koyabilme
• Anlaşılır konuşma
• Anlaşıldığından emin olabilme
• Açık düşünme
• Uygun sözcük seçebilme
• Geri besleme alabilme
• Doğru zamanlama yapabilme
• Teknolojinin sağladığı kolaylıkları yerinde kullanabilme

Başarılı iletişimi engelleyen başlıca faktörler:

• Geçmiş deneyimlerin getirdiği önyargı
• Seçici dinlemek
• Gereksiz tekrarlar yapmak

Etkili iletişim sağlayabilmek için karşınızdakinden olumlu ya da olumsuz bir tepki almanız gerekir. Elbette insanlar genellikle olumlu tepki almaktan hoşlanır. İşlerin iyi gittiğini, elbiselerinin yakıştığını, hazırladıkları raporun başarılı olduğunu duymak isterler. Eğer alıcı, mesajın içeriğinden hoşlanmıyorsa işte o zaman olumsuz tepki verme durumu sözkonusudur. Buna rağmen iş hayatınızda kaliteli iletişim kurmak için, olumlu ya da olumsuz, verilen tepkilerin dikkatli, olabildiğince dürüst ve açık olmasına ihtiyaç vardır.

Sözlü iletişim, konuşma ve dinleme becerilerini içerir. Bir mesajın başarılı bir şekilde iletilebilmesi ve alınabilmesi için her ikisi de şarttır. Dinleyici üzerine düşeni yapıp dikkatle dinlediği halde konuşmacı yalnış bir mesaj iletirse iletişim başarısız olur. Bunun tam tersi de mümkündür. Etkili dinlemek ve konuşmak başlıbaşına bir beceridir ve geliştirilebilir. Aynı zamanda önemli bir saygı göstergesidir. Çalışanlar bu saygıyı hissettikleri zaman iletişim kanalları kendiliğinden açılacaktır. Bu da bir arada çalışma enerjisi, arzusu, motivasyonu ve verimliliğin çoğalmasını sağlar.

İletişimin motivasyona etkisi

Eğitim ve seminerler gibi şirket içi iletişim aktivitelerini aslında halkla ilişkiler çalışmalarının bir devamı olarak da görebiliriz. Dahil olduğumuz organizasyonun hedef ve yöntemlerini müşteriye anlatmak kadar çalışanlara doğru aktarmak da önemlidir. Bu, şirket dışına yönelik halkla ilişkiler faaliyetleri kadar önemlidir.

Kendi çalışanlarımıza ulaştırmak istediğimiz bir mesaj, müşterilerimize ya da kamuoyuna yansıtmak istediğimiz anlayış kadar dikkatli ve titizlikle hazırlanmalıdır. Eğer iç iletişim kanalları doğru kurulmuşsa ve iyi işliyorsa organizasyon topyekün kurum profilini destekler bir hale bürünecektir.

Tüm organizasyonlar yalnıza kendilerinin en kötü elçisi kadar iyidirler. Bir zincirin en zayıf halkası kadar güçlü olduğu bilinci ile şirketler iç iletişimin ciddiyetini kavramalıdır. Emir – kumanda şeklinde işleyen yöntemlerle iş görmek yerine daha yenilikçi, çağdaş iletişim tekniklerini uygulayan kişilere ihtiyaç vardır. Bunun için çalışanların ilgi ve ihtiyaçlarına göre yönetim ve davranış biçimlerini geliştirmelerni sağlayıcı eğitim programları düzenlemek gerekir. İçinde bulunduğumuz hassas ekonomik düzende şirketin çalışanları ile birlikte sıkıntıları zarara uğramadan atlatması böylelikle sağlanacak, zor durumlarda bile şirket ve çalışanının bir bütün halinde olmasının verdiği güven ve sorumluluk hissi korunacaktır.

Şirket içi iletişimin sorunlu dönemlerde önemi daha da belirginleşir. Büytük reklâm harcamaları yaparak oluşturmaya çalışılan imaj dışarıya yayılan hoşnutsuz mesajlar ile bozlulabilir, yatırımlar boşa gidebilir, çalışanların güveni zedelenebilir, müşterilere karşı zor durumda kalınabilir. Sağlıklı iletişimin korunması herkes için olumlu sonuç verir.